Кәсіби коммуникациялар: процестерді ұйымдастырудың құралдары, функциялары, принциптері

2024 Автор: Miguel Ramacey | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 06:23

Кәсіби қарым-қатынас компаниядағы адамдардың бір-бірімен тиімді байланысуына мүмкіндік беру үшін маңызды. Бүкіл кәсіпорынның жұмыс қарқыны ақпаратты тасымалдау қаншалықты жылдам және қолжетімді болатынына тікелей байланысты.

Кәсіби коммуникациялар ең тиімді шешімдер қабылдауда және оларды командаға жеткізуде маңызды рөл атқарады. Егер олар нашар орнатылған болса, онда бұл таңдалған шешімдердегі қателіктерден, қызметкерлер мен менеджер арасындағы түсініспеушіліктердің туындауында, сондай-ақ тұлғааралық қатынастардың нашарлауында көрінетін жағымсыз салдарлардың туындау қаупін тудырады.

Тұжырымдаманың анықтамасы

Кәсіби қарым-қатынастар – ресми қарым-қатынастар саласында жүзеге асырылатын өзара әрекет. Олардың негізгі мақсаты - жоспарланған нәтижелерге қол жеткізу, алға қойылған міндеттерді шешу, сонымен қатар белгілі бір әрекеттерді оңтайландыру. Сонымен қатар кәсіби коммуникацияға қатысушылардың әрқайсысыбастық, бағынышты, әріптес немесе серіктес ретінде өз мәртебесі бар.

Мансап сатысының әртүрлі деңгейіндегі адамдар (орындаушы және менеджер) бір-бірімен байланысқан жағдайда, біз бағынышты коммуникациялар туралы айтуға болады. Өйткені, бұл жерде қарым-қатынас вертикали анық көрінеді. Тең ынтымақтастық принципіне негізделген өзара іс-қимылды жүзеге асыру кезінде көлденең коммуникациялар туралы айтуға болады.

Мәселенің өзектілігі

Кәсіби қарым-қатынас - адамдар үшін күнделікті тәжірибе. Ол жұмыста және мектептерде, университеттерде және ресми мекемелерде орын алады. Бұл студенттер мен мұғалімдер, бағыныштылар мен бастықтар, бәсекелестер, серіктестер мен әріптестер арасындағы қарым-қатынас. Әр адам алдына қойған мақсатқа жету үшін мұндай қарым-қатынастың құралдары мен принциптерін білуі керек, өйткені серіктестер бір тілде (сөзбе-сөз де, астарлы да) қарым-қатынас жасауы, ортақ әлеуметтік тәжірибеге ие болуы және бірін-бірі түсінуі қажет.

Іскерлік қарым-қатынастың негізгі шарттарына сәйкестік

Кәсіби қызметтегі қарым-қатынасты барынша тиімді ету үшін не істеу керек? Бұл бірқатар шарттарды орындауды талап етеді. Ең алдымен қарым-қатынастың нақты мақсаты болуы керек. Сонымен қатар, оған қол жеткізуде осы процеске қатысушы барлық тұлғалардың мүддесі маңызды. Мысал ретінде келісім жасау, қарым-қатынас орнату, іс-шараларды үйлестіру, ынтымақтастық үшін ең қолайлы жағдайларды әзірлеу және т.б. келтіруге болады.

Барлығынакәсіби және іскерлік қарым-қатынасқа қатысушылар бір-бірімен байланысуы керек және мұны жеке ұнату немесе ұнатпауларына қарамастан жасау керек. Бұл ретте бағыныштылықты, лауазымдық рөлдерді, іскерлік этикет пен ресми шектеулерді сақтау міндетті. Соңғы тұжырымдама әртүрлі хаттамаларды, тәртіптерді және ережелерді жүзеге асыруды ғана емес, сонымен қатар өз эмоцияларының күшін бақылауға және әңгімелесушіні құрметтеуге банальды қажеттілікті білдіреді.

Сонымен қатар, кәсіптік қызметте іскерлік коммуникацияны тиімді жүзеге асырудың қажетті шарттарының бірі оның басқарылуы болып табылады. Кәсіпорын басшысы ұжым алдында тұрған міндеттерді шешуге барынша мүдделі тұлға ретінде, ең алдымен, мұндай сәтті қамдау керек. Ол үшін өз қызметкерлерін ең жақсы шешім табуға ынталандыру маңызды, өйткені әйтпесе олар ешқандай идея ұсынбай, пассивті бақылаушылар болып қала береді.

Іскерлік байланыс құралдары

Кәсіби қарым-қатынас – бір адамның немесе бүкіл адамдар тобының бір қызметкерді немесе бүкіл ұжымды қандай да бір жолмен жағдайды өзгертуі немесе әңгімені басқа бағытқа бұруы мүмкін әрекетке ынталандыруға деген мағыналы ұмтылысы.

Жоспарды жүзеге асыру үшін қол жетімді бірқатар құралдар бар. Сонымен, кәсіби қарым-қатынас құралдарына мыналар жатады:

1. Кәдімгі пошта. Іскерлік қарым-қатынастың барлық құралдарының ішінде ол ең көне болып табылады. Осыған байланысты дәстүрлі поштаның бірқатары баркемшіліктер. Олар хабарламаны жіберудің төмен жылдамдығынан, әріптердің күрделірек дизайнынан (басқа байланыс түрлерімен салыстырғанда) және т. Бірақ кәдімгі пошта әлі де кәсіби байланыс құралы ретінде қолданылады. Оның басты артықшылығы - серіктестер арасында маңызды құжаттарды берудің өте қолайлы тәсілі. Іскерлік қатынастарда жеделхаттарды жіберу сияқты әдісті де қолдануға болады. Бұл қызмет пошта арқылы да беріледі.
2. Телефон байланысы. Бұл іскерлік коммуникацияның өте тиімді құралы. Дегенмен, телефон арқылы келіссөздер заңды түрде міндетті емес. Бұл тармақты кәсіби коммуникацияларды пайдалану кезінде және басқа құралдарды пайдалану кезінде ескеру қажет.
3. Электрондық пошта. Іскерлік қарым-қатынастың бұл салыстырмалы түрде жаңа құралы лайықты танымалдылыққа ие. Оның негізгі артықшылықтарының бірі - жазбаша қарым-қатынас формасының (тұрақты мәтін) ақпаратты беру жылдамдығы түріндегі ауызша коммуникацияға ие қасиеттермен және бірден дерлік жауап алу мүмкіндігімен үйлесуі. Мұндай қасиеттер электрондық поштаны бейресми сипаттағы хабарламаларды жіберудің негізгі құралдарының біріне айналдырады.
4. Факс. Арнайы құрылғының көмегімен сіз кез келген құжаттың көшірмесін серіктесіңізге өте жылдам бере аласыз. Жылдамдық - факсимильді байланыстың сөзсіз артықшылығы. Алайда, мұндай жолмен жіберілген құжаттардың заңды күші болмайды, өйткені оларда жоқтүпнұсқа қолдар мен мөрлер. Сондықтан да көп жағдайда байланыс құралы ретінде факс құжаттарды жедел жіберу үшін ғана қолданылады. Түпнұсқалар олардан кейін кәдімгі пошта арқылы жіберілген жағдайда ғана оларды орындауға қабылдауға болады. «Ресми пайдалану үшін» немесе «Құпия» деп белгіленген құжаттарды факс арқылы жіберуге тыйым салынғанын есте ұстаған жөн.

Іскерлік байланыс

Ауызша байланыс әрқашан кәсіби қарым-қатынастың өзегі болды. Ол істің мүдделерімен өзара байланысты, сондай-ақ туындаған мәселелерді шешу және серіктестік орнату үшін қажетті өкілеттіктерге ие адамдар арасында жүзеге асырылады.

Мұндай әңгімелер телефон байланысы мен жазбаша ақпарат алмасудың жетіспейтін барлық артықшылықтарын қамтитын кәсіби қарым-қатынас құралы болып табылады. Іскерлік байланыс:

• тек бір әңгімелесушіге немесе адамдардың шағын тобына назар аудару мүмкін болған кезде тығыз байланыс жағдайында жүзеге асырылады;
• жеке қарым-қатынас орнатуға болатын жағдайлар жасайды;
• тікелей байланысты білдіреді.

Іскерлік әңгіме негізінен ауызша сөйлеуді білдіреді. Ал оның жазбаша түрімен салыстырғанда бірқатар елеулі айырмашылықтары бар. Мұндай сөйлесу кезінде әңгімелесушінің немесе адамдар тобының тікелей әсер ету мүмкіндігі пайда болады. Бұл жағдайда ым-ишара мен мимика, интонация және т.б. Сонымен қатар,бетпе-бет сөйлесу алдын ала ойлануға уақыт қалдырмайды. Сондықтан іскерлік әңгімеде кездейсоқ қарым-қатынас формалары, сонымен қатар кейбір стильдік және грамматикалық белгілер жиі қолданылады.

Кәсіби қарым-қатынастың негізі ретінде қолданылатын іскерлік әңгіме ең алдымен ойдың логикалық құрылысымен ерекшеленеді. Қолданыстағы тәжірибеге сүйене отырып, пайымдаулар мен тұжырымдамаларды қолдануда тамаша, нанымды дәлелдеуге және дұрыс қорытынды жасауға қабілетті іскер адамдар бұл дағдыларға ие емес іскер адамдарға қарағанда әлдеқайда жылдам табысқа жетеді деп айтуға болады.

Кәсіби әңгіменің өзіндік психологиялық мәдениеті бар. Бұл әңгімелесушілердің басқаларға жақсы әсер қалдыру, кездесуде достық атмосферасын құру, дұрыс емес сұрақтардан қорғайтын арнайы әдістерді қолдану, қарсыластарын соңына дейін тыңдау және қажет болған жағдайда олардың дәлелдерін жоққа шығару, қақтығыссыз байланыс орнатуға мүмкіндік беретін әдіс.

Мәдениетаралық қарым-қатынас

Бүгінгі таңда әлем жаһандану үдерісіне көбірек енуде. Сондықтан мәдениетаралық кәсіби коммуникация бірінші орынға шығады. Оны жүзеге асыру үшін тек шет тілін білмейтін мамандар қажет. Олар оны іскерлік қарым-қатынас тұрғысынан меңгеруі керек.

Мұндай кәсіби коммуникациялар көбінесе ағылшын тілінде өтеді. Ол негізгі коммуникация құралы болып табыладымемлекетаралық деңгей.

Кәсіби коммуникация саласындағы ағылшын тілі – жалпы ағылшын тілінің жаңартылған және жеңілдетілген нұсқасы. Ол стандартты клише тіркестерінің, сондай-ақ барлық үлгі түрлерінің болуымен сипатталады. Маман оларды білуі және белгілі бір жағдайларда қолдана білуі керек.

Егер аудармашыны іскерлік кездесуге бизнесмен шақырса, кәсіби қарым-қатынаста мұндай маман тек өзінің өмірлік тәжірибесінен және туған мәдени ортасында қабылданған мінез-құлықтан ғана шықпайды. Басқа халықтардың мінез-құлқының ерекшеліктерін ескеру әңгімеде түсініспеушіліктерді, қателіктер мен проблемаларды болдырмауға көмектеседі.

Мәдениетаралық кәсіби қарым-қатынаста белгілі бір қоғамда қабылданған қарым-қатынастың тұлғааралық нормаларын білу қажет. Атап айтқанда - вербалды емес және вербалды қарым-қатынас тілдері. Олардың біріншісіне байланысқа қатысушылардың бір-біріне жіберетін әртүрлі сөзсіз сигналдары жатады. Олар мұны көбінесе бейсаналық жасайды. Мәдениетаралық сипаттағы кәсіби қарым-қатынаста бейвербалды және вербалды тілдерді білу табысты кездесудің кілті екенін есте ұстаған жөн. Маман белгілі бір халықтың қабылдаған сөйлеу тембрін, айтылу көлемін, интонациясын, мимикасын, позасын және т.б. Әңгімелесу кезінде оларды пайдалану нормаларында кейбір айырмашылықтар болуы мүмкін. Ең жақсы мысал - дәстүрлі американдық күлкі. Ресейде ол шынайы емес және жасанды болып саналады. американдықтаркерісінше, олар орыстарды тым күңгірт, дөрекі және байсалды деп санайды.

Мамандар даярлау

Мемлекетаралық іскерлік байланысқа қатысты мәселелер қалай шешілді? Сәтті келіссөздер кәсіби коммуникация саласында арнайы және жалпы мәдени білімі бар жоғары білікті аудармашының болуын талап етеді. Мұндай мамандарды ресейлік университеттер дайындап жатыр.

Бұл ретте «Кәсіби коммуникация саласындағы аудармашы» атты бағдарлама белсенді түрде қолданылады. Ол бүгінгі іскерлік және мәдени алмасуларда тиімді қарым-қатынас жасау дағдыларын береді.

Негізгі функциялар

Кәсіби қарым-қатынас ерекшеліктерінің қатарында оның біршама күрделі жүйесі бар. Ол белгілі бір ұйымды ғана емес, сыртқы ортаны да қамтитын көптеген деңгейлерден тұрады. Кәсіби қарым-қатынастың негізгі функцияларын қарастырыңыз.

1. Ақпараттық. Кәсіби коммуникациялар белгілі бір делдал рөлін атқаруға арналған. Оның көмегімен қызметкерлер арасында идеялар, шешімдер және хабарламалар алмасады. Іскерлік коммуникацияның ақпараттық функциясы ұйымның мақсаттарына жету үшін, сондай-ақ осы процесте туындайтын проблемаларды жою үшін қажет.
2. Мотивациялық. Кәсіби байланыс қызметкерлердің өз міндеттерін жақсырақ орындауға ұмтылуына ықпал етеді. Бұл мотивациялық функция.кәсіби коммуникациялар. Бұл жағдайда басшы бұйрық, сендіру, ұсыныс және сұрау сияқты құралдарды пайдаланады.
3. Бақылау. Иерархиялық бағыныстылықты пайдалана отырып, бұл функция компания қызметкерлерінің тәртібін бақылауға арналған.
4. Экспрессивті. Бұл функцияның көмегімен кәсіби коммуникациялар болып жатқан жағдайға қатысты тәжірибе мен сезімді білдіру арқылы әлеуметтік қажеттіліктерді қанағаттандыруға ықпал етеді.
5. Коммуникативті. Бұл функция өте ерекше. Оның көмегімен іскерлік қарым-қатынаста туындаған типтік қателер мен мәселелер анықталады және шешіледі, оңтайлы мінез-құлық принциптері тұжырымдалады.

Кәсіби коммуникацияның функцияларын жалпы компанияның өмірін қамтамасыз ету тұрғысынан да қарастыруға болады. Бұл жағдайда келесі орындалады:

1. Реттеу функциясы. Қарым-қатынас кезінде басқару объектісі болып табылатын қызметкерге жанама немесе тікелей әсер етеді. Мұндай функция ұжымда бірлескен іс-әрекеттерді ұйымдастыруға, топ орындайтын барлық әрекеттерді басшының үйлестіруіне және оңтайландыруына ықпал етеді.
2. Әлеуметтік бақылау функциясы. Ұйымның міндеттерін шешу әдістерінің кез келгені, сондай-ақ оның жұмыс формалары мен принциптері айқын нормативтік сипатқа ие. Басшының тапсырмалары мен өкімдерінде бар осы ережелердің барлығын реттеу мекеменің ұйымшылдығы мен тұтастығын, сондай-ақ ұжымның әрбір мүшесінің бірлескен іс-әрекетінің жүйелілігін қамтамасыз етуге көмектеседі. Осы бағытты сақтау жәнекәсіби коммуникацияларды әлеуметтік бақылауды жүзеге асыру.
3. Әлеуметтену функциясы. Бұл кез келген басшының басты міндеттерінің бірі. Бұл функция жас қызметкерлерге бірлескен іс-әрекеттерге қосылуға мүмкіндік береді, олар коммуникативті дағдылар мен дағдыларды игере бастайды, коммуникациялық жағдайда шарлауды, сөйлеуді және тыңдауды үйренеді. Мұның бәрі тұлғааралық бейімделу мақсатында ғана емес, сонымен қатар кәсіби қызметті жүзеге асыру үшін де өте маңызды. Сонымен қатар, жастарда басқа қызметкерлерге деген толеранттылық, қызығушылық пен мейірімділік, ұжымдық тапсырманы орындау үшін әрекет ету қабілеті қалыптасады.
4. Әлеуметтік-педагогикалық. Кәсіби қарым-қатынас процесінде қызметкерге практикалық тәжірибені беру кезінде оқыту, тәрбиелеу және жеке тұлғаны дамыту процесі жүреді. Бірлескен қызмет барысында пайда болатын жүйелі байланыстардың арқасында қарым-қатынастың барлық қатысушылары өздері туралы да, серіктестер туралы да, сондай-ақ ұжым алдында тұрған міндеттерді шешудің ең жақсы нұсқалары туралы білім алады. Тәжірибелік дағдыларды меңгеру кейде кейбір қызметкерлер үшін жетіспейтін кәсіби білімнің өтемақысына айналады. Ал бұл коммуникацияның әлеуметтік-педагогикалық қызметімен қамтамасыз етіледі.

Нұсқаулар

Кәсіби байланыстар мыналарға негізделген:

1. Тұлғааралық қарым-қатынас. Мұндай қарым-қатынас жан-жақтылығымен, адамдар арасындағы өзара әрекеттестіктің ашықтығымен сипатталады. Бұл принцип бір-біріне деген жеке қызығушылыққа негізделген. Және бұған қарамастанкоммуникация бизнеске бағытталған. Мұндай қарым-қатынас міндетті түрде тұлға аралық байланысқа тән.
2. Мақсат. Кәсіби коммуникацияның бұл принципі көп мақсатты болып табылады, өйткені іскерлік қарым-қатынас процесі болжанған ақпараттық жүктемемен бірге негізгі мақсатты да қамтиды. Мысалы, көшбасшы команданы қолында бар статистикалық деректер туралы хабардар ете отырып, белгілі бір қызмет саласының проблемалық аспектілерін көрсеткісі келеді. Сонымен бірге, бейсаналық деңгейде ол өзінің шешендігін, эрудициясы мен зерделілігін жиналғандарға көрсетуге тырысады.
3. Үздіксіздік. Бұл кәсіби коммуникацияның тағы бір қағидасы. Бұл біздің іскер серіктесіміздің көзқарасына ене отырып, біз онымен үздіксіз қарым-қатынастың бастамашысы боламыз. Сонымен бірге қарым-қатынас тек сөздік деңгейде ғана жүзеге аспайды. Серіктес үнемі мінез-құлық хабарларын алады, олардан тиісті қорытынды жасай алады.
4. Көпөлшемділік. Кәсіби қарым-қатынас барысында тұлғааралық қарым-қатынастың кем дегенде екі аспектісі жүзеге асады. Олардың біріншісі – іскерлік ақпаратты беру және құрылған контактіні қолдау. Екіншісі – серіктеске деген эмоционалды қатынастың аудармасы (ол оң және теріс болуы мүмкін).

Кәсіби қарым-қатынас этикасы

Іскерлік қарым-қатынасқа қатысушылардың әрқайсысында болуы керек:

1. Адалдық. Мінездің осындай қасиеті бар адамдар өтірік істерден, қулықтан аулақ болады. Дегенмен, тіптіадалдықты іскерлік мінез-құлықтың таптырмас стандарты деп санайтындар кейде әлі де өтірік айтуға мәжбүр болады. Бұл жағдайда адамдар оларды қанағаттандырмайтын баламалардың арасында таңдау жасауға мәжбүр. Дегенмен, әрқашан шындықты айту керек. Жағдай талап еткенде, екі жамандықтың кішісін таңдағанда ғана өтірік ақталады.
2. Адалдық. Адамға тән бұл қасиет оның іс-әрекеті мен сенімінің бірлігінде өз көрінісін табады. Әдепті мінез-құлық екіжүзділік пен екіжүзділікке мүлдем қарама-қайшы. Мұндай адам әрқашан уәдесін орындайды. Мысалы, қызметкер жұмыс тапсырмасын орындауда әріптесіне міндетті түрде көмектеседі. Бұл оған оңай болмаса да болады, бірақ ол уәде берді.
3. Әділет. Мінездің бұл қасиеті басқа адамдар мен олардың әрекеттерін бағалауда біржақтылық пен объективтіліктің жоқтығын білдіреді.
4. Жауапкершілік. Іскерлік қарым-қатынасқа қатысушының бұл қасиеті оның сөзіне қаншалықты жауапкершілікпен қарауынан, моральдық нормаларды сақтауынан және өз міндеттерін орындауынан көрінеді.